一、主管工作：
1、核對SALES填寫的業務收支一覽表，確認運價船期、拖車、報關、付款方式等事宜是否清楚。
2、根據業務收支一覽表編業務流水號，然后分給操作操作。每周核對編號順序是否正確。
注：編號規則：
i. 分為三個號碼順序：Company工作號、業務員編號、操作編號
ii. CANCEL CASE之注明：
A因客戶原因取消：操作將CASE蓋上CANCEL章交于主管后，在編號記錄本上用紅色筆劃掉，標注CANCEL。
B因截關日推遲由前一個月轉于下一個月：將前一個工作號作CANCEL，用紅筆劃掉，標注轉到下一個月哪一工作號。
3、每周批閱操作的DAILY REPORT，協助各操作處理一些突發事件。
4、每月定期統計業務量及其他報表，交經理簽字后交于財務。
5、每周會議總結
6、協調內部或與其他部門的工作，使工作流程順暢。
7、本部門的管理工作
二、操作各小組工作職責：
（一、）直客組
i. 所有公司的直客的CASE都在此組操作。
ii. 負責所有新直客的詢價回復，及跟蹤，并做好詢價客戶的記錄。
iii. 本組中應跟蹤客戶的報價。
iv. 新客人的開發。
v. 每月更新所有客戶的操作特點分析表，對新老客戶進行分析。
1. 根據日常的合作及市場變化，定期與CSR碰頭更新常用同行通訊錄。并定期做一確認電話和地址是否有變化。
2. 做一附加費表格，定期UP-DATE。
（二、）同行組
1、 所有公司的同行的CASE都在此組操作
2、 負責所有新同行的詢價回復，及跟蹤，開發，并做好詢價客戶的記錄。
1） CSR會做一價格表格，定期進行UP-DATE。報價時按照客戶權限，依據此表格進行報價。
2） 每周定期與CSR開碰頭會議，了解市場。
3、 本組中應跟蹤客戶的報價及操作
4、 每周新市場價格的發布，EMAIL給相應的客戶。
5、 每月更新所有客戶的操作特點分析表，對新老客戶進行分析。
（三、）代理組
1、 新代理的開發。
2、 國內外代理指定貨的跟蹤及操作。
3、 SALE LEAD
4、 國內外代理的詢價回復。
5、 直客的服務跟蹤
1） 每月根據財務報表，定期做回訪，做好記錄。
2） 新客人的培訓安排
3） 客戶投訴的處理和整理：如陳總有接到投訴后可將此事情經過及處理結果交于此組備案，然后定期進行總結分析。
客戶權限---由財務每季度UP-DATE。
三、操作部門工作分工（見附表）
四、流程圖
拖車及報關
booking b booking
s/o s/o
(T/R)MB/L (T/R)MB/L HB/L HB/L
D/O D/O
MB/L(T/R) HB/L
五、操作流程說明如下：
1、BOOKING ORDER
根據業務員填寫的業務收支一覽表及客戶填寫的訂倉單，將資料輸進電腦軟件系統，制作公司的訂倉單傳給訂倉公司。
注：1）一定先核對一覽表與客戶訂倉單資料是否一致。
2）BOOKING FORM：一是本司booking格式，另一種是訂倉公司固有的格式。
（先確認用哪一種BOOKING）
3）無論截關是否緊急，請先盡早向訂倉公司訂倉,以免暴倉.
2、S/O
向船公司要S/O（一定要核對截關日、船期、起運港、目的港等資料），正常情況下應在半天之內拿到S/O）。再將相關資料輸入電腦系統.拿到S/O之后要確認船期，將ETD/ETA填寫業務收支一覽表。
注：1）S/O 上一些同行電話的涂改
(先確認再涂改,有些S/O 資料不能涂改,否則提不到柜)
2）注意拖車時間來催S/O.如在第二天做柜務必在當天下午4:30之前拿到,如在周六/日做柜,務必注意換單.
3、確定報關、拖車方式
1）報關方式：
a)一般貿易：分為客戶自提供報關資料之一般貿易和由公司提供報關資料之買單。
b)轉關
c)清單（文錦渡/皇崗出口）
2)拖車方式（由報關方式而決定）：
a)帶司機本：轉關就要司機本（派車前請與客人或拖車行先確認是否需要三對照—-人、車、本要對應一致及IC卡和是否有晚關可封，如無晚關封裝貨時間一定要與客人確認為早上裝貨為好，否則當天不能報關會產生押夜費。）
另：中港拖車一定要有司機本。
b)不帶司機本：報關方式是一般貿易。
3)操作：
a)如客戶需要(只作海運)，將船公司之S/O傳給客戶，打電話確認客戶是否有收到。
b)如客戶需公司拖車及報關，請與客戶確認做柜時間、地點、工廠聯系人電話及報關方式（是一般貿易，買單還是轉關），是否需要買單。如需買單，因為商檢、動植檢需提前做，所以應請客戶盡早提供出貨清單（注意：實際出貨數量一定不能比所做商檢數量多）。
c)買單需做植/商檢所需資料：
提供數據:品名/箱數/個數/NW/GW/單價/總價/起運港/柜型/
將以上資料交給報關部
4、安排拖車
根據客戶提供的資料（裝柜時間、地址、柜型等）填寫A“拖車委托單”給拖車部，同時將B“S/O”傳給拖車部，
注：1）如周六下午/周日或晚上提柜一定要請拖車行先與碼頭確認是否有資料，是否有吉柜可提。
2）同時注意與客戶確定做柜時間和地點，并需考慮到提柜所需時間以及來回裝柜所需時間，并提醒拖車行打單和提拒時間。
3）派車時還要與客人確認一下貨重，是否有超重，如重貨要提醒拖車行派大馬力車。
4）如是小柜派車時還要與客人確認一下小柜放于何處，方便工廠裝貨。
注：A如報關方式是轉關時,派車一定要派帶司機本的車。
B如因客戶原因導致壓車，操作與拖車部書面確認壓車費后需及時通知業務員與客戶書面確認壓車費。
5、報關
如果客戶委托公司報關，需填寫A“報關委托單”給報關行（如果是轉船，請注意提供頭程船名給報關行），快遞B“核銷單等資料”給報關行,同時記錄客戶的核銷單號以便及時追回。
注意：最晚裝柜當天將報關資料備齊到報關行。
注：報關核銷單問題
1）如是一般貿易:
a)根據截關日與客人確認何時將核銷單寄于公司.接到核銷單后先檢查單證是否齊全,正確，后再寄給報關行.但要在系統上作好登記,大約20天后由操作 負責將核銷單追回.寄還給客人,再在系統上注明退還.
b)退稅生產廠家：請與客人確認是否需退稅，如退稅請與客人書面確認境內貨源地。
c)一定請客人書面提供商品編碼，以免報錯。
2)如是買單:先預估申報金額，確定是大核銷（一萬美金以上）還是小核銷（一萬美金以下）后，寫申請單給財務,接到財務分給的核銷單后同樣在操作電腦系統上作好登記,此單由財務部負責追回.
3)如是轉關，只需傳報關委托單給報關行，待重柜還場后問報關行是否有收到重柜紙,司機本及相關轉關資料。（轉關大約半天就會出結果）
4)如是散貨公司只做海運也要登記核銷單，因為散貨倉庫退單只退給訂倉公司。
6、拖車到廠的跟蹤
根據拖車行提供的資料（車號、柜號、司機電話等）填寫拖車委托單回執給客戶（ 在裝柜前一天）。必須在拖車預計到廠時打電話給工廠確認，如果是安排第二天一早拖柜，則在上班時 時間打電話到工廠。之后操作也跟蹤裝貨及還柜情況。
7、報關的跟蹤
1）重柜還廠后要求拖車行將重柜紙交報關行（如果報關有需要的話，一般鹽田要正本，蛇口C操作Y件就可以，但要根據不同的船公司有不同的要求），
2）果是買單貨，請客戶提供出口貨物明細（包括：包裝件數/個數/NW/GW/規格/材質/品牌），根據客戶提供的資料制作相關的文件（出貨明細表和報關委托單）傳真給報關行報關。
3）海關放行后必須打電話通知客戶貨柜已放行。并請報關行傳報關底單于公司。
4）海關有查驗， 時間通知客人，告知報關行將查驗單及查柜費發票先傳真于公司,并請業務員和客戶確認費用，并確認客戶是否需要正本海關發票,如需請報關行寄于公司再給客人。
注：操作和文件一定要配合好，要互相監督。
交接時間：所有CASE正式交接是在截關當日完成，之前由操作管理CASE FILE，之后由文件管理FILE。
操作說明：1、散貨在操作接到訂倉公司的船期后才可交接給文件。
1）關于美線的要提前補料的CASE可在截文件之前交給文件先補料，但如需安排拖車和報關的要同時進行，兩個人要互相配合，將CASE保管和處理好。
2）有一些近洋航線補料很急的或客人要提前對單的操作可先請文件先對單。
8、對單
報關放行后向客戶要B/L補料，再補料給訂倉公司。同時確認客戶出船東單或貨代單，出正本提單還是電放。
1）船東單：
客人傳補料后要先與客人核對,內容無誤后再傳給船公司, 再將船公司的提單傳給客人再次核對,OK后出正本.
說明:a)出船東單注意SHIPPER一欄一定不要顯示電話和傳真等聯系方式。如客人有特殊要求,特殊處理.
b)如果訂倉公司要求運費到帳才能放單，請提前申請,各個訂倉公司的付款要求請參考操作通迅錄。船東單一定要付款買單,請及時開DEBIT NOTE 給客人安排付款.
c)如向同行訂倉出MB/L，待收到客人水單后請通知同行先去安排拿單到他公司，待公司一付款就可拿到提單。
2)公司貨代單：
a)公司目的港有代理：客人傳補料,用公司提單格式（注意選用對應格式）與客人對單,OK后再傳補料給訂倉公司，注意SHIPPER(永信)和CONSIGNEE（公司代理）的變化。如是付款買單待客人付款后將提單正本交于客人或電放給客人。
*/與代理聯系
要求在截關日就發SHIPPING ADVICE 給目的港代理，在文件做好后再傳真或以附件的形式E-MAIL給代理。（文件包括公司提單正本C操作Y件/電放提單，船東單和BALANCE SHEET〈一定要簽字〉。）待拿到船東的電放信/電放號再傳真給代理通知放貨。如需代理扣貨請與書面資料通知代理。
A、要求發給代理的所有文件如果是傳真給對方后,都必須以E-MAIL方式告知已傳真.
B、SHIPPING ADVICE同時CC給KEVIN,財務主管和操作主管。
C、有關于代理付款于公司的收款單位只針對總部。即FMS系統中計費收款公司都是各個地區代理的總部，而不是分公司。
b)公司目的港無代理借用訂倉公司的代理: 客人傳補料，用公司提單格式與客人對單，OK后將補料傳給訂倉公司，告知此票貨借用貴司代理，憑公司提單放貨（必須先確認訂倉公司是否接受），與訂倉公司確認好代理及船名，柜號等資料后出正本，然后交公司正本提單C操作Y件傳給訂倉公司，請訂倉公司通知代理憑公司提單放貨;并注明費用。
c)貨代單的發放：一定是在與船公司對單，確認船名、航次、柜號、封號、目的港等資料無誤后才能發單，如有客人特殊要求提前拿單，請向相應人員申請，批準后讓客人寫“保函”后才可放單。-
另：若是深圳直航船，通常確認大船開航后才可簽發提單給客人。
若是香港轉航船，提單上顯示香港大船名，通常確認香港大船開航后才可簽發提單給客人。若是提單上顯示駁船名，駁船開航后就可簽發提單給客人。
d)提單的倒簽：一般船公司是不接受提單倒簽，貨代單可接受。但要寫保函(蓋公章)。公司要求：對于歐美等航線超過15天的遠洋航線可倒簽3天，由操作主管負責簽字審核。對于東南亞等航程未超過15天的近洋航線可倒簽1天，由操作主管負責簽字審核，超過以上期限者，請業務員寫申請向經理批報，得到許可后方可接單。
e)所有貨代單上客人一些特殊要求的一定要請示，批準后再接單。
f)公司提單號的編制：前六個為英文字母，是起運港和目的港的三字簡碼，后面八個數字為公司工作號。
g）正本提單（無論是MB/L還是H B/L正本一定要留C操作Y件）
寄出正本提單后必須打電話確認客戶是否在預定日期收到。
9、付款
付款方式根據業務員與客人/訂倉公司談好的方式去做。
次合作的訂倉公司的收款方式（轉帳/可否收現金）、帳號及匯率由操作提供給財務，之后由財務統一內部整理。
注意：關于走MAERSK的船，無論是向同行訂倉還是直接向船東直接訂倉,付款必須在頭程船開出后十天內（包括周六及周日）付清，否則有滯納金產生，具體費用如下：
1）頭程船開出后第0-9天支付：第套提單加收USD0.00
2）頭程船開出后第10-16天支付：第套提單加收USD50.00
3）頭程船開出后第17-23天支付：第套提單加收USD100.00
4）頭程船開出后第24-30天支付：第套提單加收USD200.00
5）頭程船開出后第31天或以上支付：第套提單第天加收USD50.00
說明：以上天數包括工作日和節假日在內，從1999年9月8日起，馬士基就已實行此規定。
以后我們有配MAERSK的柜子請操作一定要在付款申請單上注明詳細情況，告知財務在規定時間內付清。也請財務給予監督和提醒，以免產生不必要的損失。
*/付款方式
1）PP：FREIGHT PREPAID
A）付款買單：客人付款再放單(出船東單一定要付款買單)。
根據到港日提前通知客人付款，客人付款后公司再付給訂倉公司，通知代理放貨。
B）其它：月結/憑水單放貨/出貨后X天付款（拖車或買單）
說明：其中AB兩種付款方式由操作負責催款，C付款方式由財務催款，如操作追不到款請業務協助。同時也要求操作把追款的情況反饋給業務，以免延誤客人提貨。
2）CC：FREIGHT COLLECT
*/相關一些費用單
1）DENIT NOTE的打印:
要求一式二份(如客人有要求寄正本要打三份),包括月結客人每一票貨也要打兩聯/三聯DEBIT NOTE.
a）二份:一份交于財務;一份傳真給客人后保留在FILES里.
b）開給客戶的DENIT NOTE現必須有業務和審核人簽字后蓋章方可傳真給或寄給客戶.
如客戶開 ,先從系統中打出 格式，請業務簽字,客人確認OK后將OK件交由財務開出正本 。注意：如客人無特殊要求，“內容”一欄開“運費”或“海運費”。
2）付款申請單的填寫 （所有的海運、國際快遞、現金結帳的拖車和報關行等要寫付款申請給財務）。
a）截關日之前要將付款申請EMAIL給財務，如有訂倉公司的DEBIT NOTE 請附上，如無可后補。
b）截關日之前費用已定的，訂倉公司的DEBIT NOTE要于開船日后兩天內（包括開船當天）必須補交于財務 ，注明相應工作號。
c）如截關日之前費用未定，也必須先填寫付款申請單，然后在付款申請單上說明情況，注明預付金額后交于財務。
d）無論截關日之前費用已定還是未定，如拿到訂倉公司的DEBIT NOTE之后發現與付款申請單上預付金額不符，在FMS系統中更改計費后,將訂倉公司正確的DEBIT NOTE交于財務。
總之無論何種情況，在截關日（關于海運CASE）操作要上交付款申請單給財務。
*/注意：A、接到訂倉公司的DEBIT NOTE之后要先核對金額，之后也要核對并修改其幣種及金額與FMS系統中計費保持一致。
B、如出M B/L正本操作 先與客人確認是付現金還是轉帳于公司，預計何時拿單，然后將此信息告知財務（ 在付款申請單上注明）。
所有同行財務不接受付現金續單，財務部見水單后才付款。
正常情況下，財務見客人的付款水單才安排付款。月結客人除外。
信譽好的直接客人，財務部可先付款續M.B/L,見款放單，但需業務向財務提出申請。
*/說明：A所有包括海運的CASE都要寫付款申請單，包括海運費與訂倉公司月結和到付的。
這樣要求所有海運CASE的放貨操作必須接到財務的放貨通知（在FMS系統中做放貨）才可放貨。
如客戶是付現金給財務，收到運費后請財務部通知一下操作，同時也要求操作追款時先確認財務是否有收到款項后再催客人，避免出現已收運費又催客人付款的現象。
3）客人付款水單：收到客人付款水單后先核對金額是否正確（保持應付D/N金額，水單金額，FMS系統上金額一致），然后在 水單寫上對應的JOB NO和操作人簽字,交于財務。確認是否到帳。一份留在FILE里留底。
*/注意：多種幣值請在水單上注明收款金額和匯率。
4）付款給訂倉公司的水單：接到財務給的水單后， 時間傳真給訂倉公司，請對方放貨或放單。
與訂艙公司月結的公司有三家：
a)散貨：富裕
若收到財務可放貨的通知，操作即可追上述公司做電放或放單。
6）費用結算單的打印:
打印費用明細單，請操作員、業務員、WINNIE、財務確認費用，四方簽字后復印一份將正本交于財務WINNIE處。每月八號簽字完畢統一上交財務。
說明：每月要求在五號之前將上月所有費用單打出，如有特殊情況向主管說明。每月十號之后不得修改上月工作號之CASE的所有計費。因為已鎖定計費，各種報表已做出。
*/匯率問題
1）對外報匯率：
USD1=RMB8.4 USD1=HKD7.82 HKD1=RMB1.075
2）特殊收款匯率規定：
a）對于客人，公司要求不能低于USD1=RMB8.30=HKD7.82 HKD1=RMB1.06，
若低于此匯率，按實收金額計費，若跨月才知匯率虧損，虧損額計入該業務員下月CASE中。
*/所以要求操作拿到客人水單后先核對,如直客付款低于此匯率,按實收金額計費.如已出費用單,也要重打印,重簽字,如已鎖定計費,虧損額計入該業務員下月CASE中。
10、放貨：操作一定要接到財務的書面通知，才可放貨/單
11、資料整理
所有操作程序完畢，將資料整理,裝訂后交財務處，以便財務計費。
說明：
1）在業務收支一覽表中必須有業務員,運價確認人,操作,及審核人簽字.
（注：所有產生的費用明細必須在表中詳細注明）
2）整理順序：（大體上按照操作的順序去整理）
a）業務收支一覽表
b）客人的BOOKING FORM
c）公司向訂倉公司的BOOKING FORM
d）訂倉公司傳給公司的S/O
e）派車委托單
f）拖車行回傳于公司的派車委托單
g）公司傳給客人的拖車回執
h）客人給公司的出貨明細
i）公司傳給報關行的出貨明細表及報關委托單
j）報關行傳于公司的報關底單
k）客人傳給公司的提單補料
l）客人提單OK確認件
m）公司傳給訂倉公司的提單補材料
n）公司確認給訂倉公司的提單OK件
o）電放保函/電放信
p）公司開給客人的DEBIT NOTE/INVOICE和訂倉公司傳給公司的DEBIT NOTE/INVOICE/公司傳給代理的BALANCE SHEET
q）客人付于公司和公司付給訂倉公司的付款水單.
r）其他一些快遞底單,提單倒簽保函等相關資料
注：其中一此文件在電腦系統中作出用WINFAX傳出，可在電腦中作儲存，不必打印出來，有一些特殊的文件順序可做特殊的調整。
12、核銷單的跟蹤
一般貿易報關之核銷單一般在報關之后20天左右可以退出來，請注意是否有退稅聯。
(買單CASE之核銷單由財務負責催收?？蛻糁虽N單由操作負責催收.每月操作會在系統中登記，財務也參考，是否有遺漏)
1） 客戶核銷單退回之程序：
退給客戶核銷單之前一定要與財務確認是否可退后再安排。
當操作接到退回之核銷單后在FMS系統里注銷退回，然后將核銷單復印一張，如送回給客戶請收單人在復印件上簽收，如是用快遞寄回，請快遞公司取件人在復印件上簽收，然后將簽收件一并交給JOER，以便月末做總結。
2）單證計費：申請金額（美金）X單價=RMB單證費（小數點后數值不?。?
如：申請金額HKD18000.00 /核銷單是0.05
單證費：(HKD18000.00÷7.75)X0.05=RMB116
（五）一些具體操作說明：
1、關于業務收支一覽表
1）業務收支一覽表的計費:
每發生一筆費用及時填寫在業務收支一覽表中，并通知相關人員。并盡量附上對方的帳單。
a）如是海運方面的必須附有訂倉公司的D/N.
b）如是拖車方面的請拖車行在回執上注明并附上相關單據.(從即日起要求拖車行給回執必須用公司格式填寫回傳,請操作派車時提醒拖車行)
c）如果快遞方面,請注明快遞單號及寄何文件給誰.
d）如是報關方面,一定要傳報關委托單,注明報關費.核銷單計費必須有報關行的報關底單,如是全包CSR確認好費用后必在報關委托單時注明全包費用.
e）如是F/A,C/O,熏蒸證,保險等,此類文件操作時必須給到對方公司的工作號及注明費用,并要有正本的C操作Y件留底在FILE里.
f）YT,SKU&文件渡倉庫一定要按對方的格式寫委托單并注明費用.
g）如是其他不能有書面確認件,有額外費用產生的必須在業務收支一覽中說清明細,
h）如有任何取消事項,必須書面通知到對方.
2）電腦系統中的計費必須和業務收支一覽中的計費保持一致.如有更改,兩處同時更改.而且輸入電腦計費要及時,準確.
3）業務收支一覽表的操作標記：
a）拿到S/O后在“S/O”欄注明S/O號
b）作柜后在“柜號”欄注明柜號
c）如果已發SHIPPING ADVICE在“代理”欄打對號，已發文件寫“OK”
d）如報關已放行，請在報關行欄寫“OK”
e）如已開D/N或
4）業務收支一覽表的填寫
a）“黑體字”為SALE和CSR必須填寫，如未確定請填寫“待定”，由操作與客戶確認后再填寫，并通知相關人員。如未填全或不準確，操作不予接單。
b）由操作填寫的項目請操作認真仔細填寫，請操作和文件互相監督。
c）如SALE和CSR外出，可由同事代寫，操作先操作，但回司后必須在 時間由操作請SALE/CSR將內容補全并簽字確認。
2、關于收付款事項
1）收款
a）DEBIT NOTE/ ：（見第九項收款中一些費用單的解釋）
b）帳號（附帳號使用說明）
c）收款水單：
d）FMS系統計費：
對于應收計費原則是：D/N與系統計費中幣種與金額完全一致，實付金額只要按公司 匯率折算總金額一致即可。
2）付款
a）DEBIT NOTE/ 。
b）帳號（首次合作由操作提供所有帳號，之后由財務統一整理）
c）付款水單：接到財務給的水單后，每一時間傳真給訂倉公司，請對方放貨或放單。
d）FMS系統計費：應付計費原則是：D/N與系統計費幣種與金額完全一致即可，不管財務如何付款計費都不需更改，除非財務特殊要求。
3）付款申請單（見第九項收款中一些費用單的解釋）
4）放貨通知單
5）費用結算單：只要費用變動就重打費用結算單。
6）計費的轉移（包括虧損、已鎖定計費不能更改）
3、虧損CASE計費
1）因客戶或業務員原因而導致虧損由業務員寫“虧損報告”。
2）除因客戶和業務員原因以外，而因操作原因或其它外界客觀原因而導致此票CASE虧損，無需業務員寫“虧損報告”，虧損費用也不計入此票CASE之中，而是單獨成立一新CASE，由KEVIN簽字，編號為KEIVN，虧損費用輸入此新CASE當中。
煩請操作和SALES據此操作，也要求操作認真操作每一票CASE，避免因各種原因導致虧損。
4、操作部門所需完成之報表
1）Daily Report 2）業務編號 3）拖車參考運價UP-DATE（每月） 4）每月業務量統計表 5）操作各種通訊錄的整理 6）操作失誤分析表
5、一個CASE如何做CANCEL
1）接客人或業務員通知此票貨取消后，在電腦系統中將發貨人改為CANCEL，并將相關資料刪除，如有訂倉將S/O回傳給訂倉公司并告知取消。
2）將FILE 裝訂在業務收支一覽表中蓋CANCEL章后交給JOER，告知此票取消。
6、文件派送
一是用快遞，如路途很近或客人指定派人收取/送文件，可派外勤或其他人。
如很急，路途較遠可申請用摩托車派送。
派外勤取件統一安排，請操作提前一天填寫取/送件申請表，注明：取何文件，地址，聯系人，電話，最晚取回件要求。如有臨時要派人取件或送件也要統一安排。
一、如何將快遞登記
1）公司有固定的合作的快遞公司
將文件和快遞單填好后放于SKY處，注明工作號，并在CASE上登記好快遞單號。15號以上的計入CASE成本。
2）如有客人指定就用客人指定的快遞公司
3）合作快遞公司不能郵寄目的地可選擇其它快遞公司
二、申請用摩托車送文件
1）如特需，請先寫摩托車申請單，請相應主管批準后，再叫摩托車。
2） FMS系統里輸入計費，然后將申請單交于財務。
7、如何做保險
具體操作：
a）在船開之前寫“貨運申報單”（存放于LINDA/D/操作 DOC/格式/AIU INSURANCE POLICY/貨運申報單）
蓋章給保險公司，接到回執后即為保險成立。如有取消必須書面通知保險公司。
b）待與客人對提單OK后，即可根據提單做保單。與客人核對，如遇到不清楚地方一定先向保險公司請示。
2）保險金額為發票金額的110%。
3）保險費計算方法：公司與美亞為投保金額的千分之一。保險費計費取四舍五入。人保為萬分之八，按人民幣8.3計費.
8、如何做C/O, F/A, 薰蒸證
1）解釋及區別
a）C/O，F/A當中的內容都要有客人提供，先用公司的格式與客人核對，無誤后再傳給做證人（公司合作人：呂三民），讓其按照此內容出正本。
b）內容：CNEE/POL/POD/ON BOARD DATE/QUANTITY/
箱數/品名/嘜頭/發票號及日期（請與客人確認是否有發票號，如無我與可自行編寫，發票日期的編寫一定要在開船日之前）
c）注：C/O及F/A要在開船后七天之內做，如起過期限，就要增加費用。
2）薰蒸證：解釋
a）操作:客人傳資料后將內容傳給做證公司（目前公司合作為商檢小高），接到薰蒸證C操作Y件后再傳給客人核對，無誤后傳給做證公司出正本。
b）內容：
SHIPPER/CNEE/VESSEL/VOYAGE/開船日/目的港/柜號/品名/數量/嘜頭/
c）注：一個薰蒸證上可多個柜，但要確認費用是否不同。
9、操作資源的整理
所有操作資源都存放在LINDA/D/操作 FILE DOC。其資料包括以下主要方面：
1） 通訊錄：常用拖車行/報關行、公司代理資料、操作常用同行/船公司通訊錄
要求：操作每人手一份，如有變動直接在通訊錄上修改，在每月 兩天將手中的通訊錄上交負責修改的人進行修改，修改后再將新的分發給每一個操作手中。
存放于：LINDA/D/操作 FILE DOC/格式&各種參考資料/通訊錄
2）格式：公司所有操作使用表格
LINDA/D/操作 FILE DOC/格式&各種參考資料/格式
3）運價:拖車參考價、現合作公司拖車價（包括蛇口/鹽田/國內噸車/中港柜車/中港噸車）
LINDA/D/操作 FILE DOC/格式&各種參考資料/協議及運價
3） 報關費：各大海關不同報關費用及查柜費等（附C/O&F/A費用）
4） LINDA/D/操作 FILE DOC/格式&各種參考資料/參考資料/各大海關報關費用
5） 參考資料：操作具體操作流程及注意細節、操作操作失誤分析表、客戶編號規則等。
LINDA/D/操作 FILE DOC/格式&各種參考資料/參考資料
另：a）公司帳號：
NANCY/帳號/公司帳號
b）每月每日收付款計劃：操作隨時可查看，根據此表來做催款的動作。
MAGGIE/ACCOUNT/供操作參考
10、操作手中應有的資料：
1）員工手冊
2）培訓資料
3）操作部門工作分工表
4）通迅錄：常用報關行/拖車行/拖車運價表，操作常用通訊錄。
5）格式：ESSL 固定格式/其他。
11、E-MAIL 及各自電腦資料的整理
1）E-MAIL：要求將E-MAIL歸檔，隨時收取，如收到公司/客人/代理的E-MAIL要及時回復。
2）各自電腦資料要歸檔，不允許將共享的資料存到自己的文檔之下，一定要存到LINDA/D//操作 DOC相應工作號之下，如有在原有基礎之上要做修改一定要“另存為”相應新的工作號之下。 2009年11月21日 崔瑋
